有人这么说，ERP不难，但是很复杂。这里所说的复杂性，是指整理ERP基础数据的过程。整理ERP基础数据真的很繁琐。这个过程并不比ERP上线容易，但也不难。只要你坚持，你就能实现它。ERP项目的成功实施取决于三分技术、七分管理和十二分数据。可见，基础数据整理在ERP系统中的重要性。

基础数据是什么？

制造ERP系统的基本数据量广泛，涵盖了企业中所有可见信息和不可见信息。

可见信息:材料基本信息、产品结构数据、会计科目、供应商客户信息、部门、工厂、仓库、车间信息等。这些信息也将用于手工操作。不可见信息:手工管理信息时不会涉及文件类型、仓库性质、计划参数等信息，会影响系统计算。

数据的正确性是最重要的。ERP系统根据这些基本数据，根据内部逻辑进行计算，形成各种报告和报表，供管理者掌握生产经营状况，从而进行分析和决策。如果其中任何一个数据与实际情况不一致，计划结果将毫无指导意义。

工作重点是基础数据整理。

ERP的主要功能是整合企业信息，通过数据完成信息的载体和表达。基础数据是许多程序正确运行的基础。例如，材料计划和生产计划是根据材料文件设置的早期、库存和BOM结构计算的。

基础数据整理工作复杂，没有捷径，但有办法。对于制造业新ERP系统的企业来说，如果能抓住编码的主线，掌握材料的主要文件和材料清单，（BOM）以及库存数据三个关键点，可以提纲，一致。

基础数据整理实施过程中有很多线索，工作量大，耗时长，涉及面广，也最容易出错。

为帮助企业更有效地实施ERP，我们将学习如何快速、低成本、低误差地准备基础数据。

1确定工作范围

首先根据ERP项目的范围确定需要准备哪些数据，然后确定参与部门和人员的配置，再确定工作计划。切记不要把所有的工作都交给一个部门甚至一个人，一定要充分了解这项工作的难度。为了方便工作人员之间的沟通，我们还应该注意在工作计划中安排定期会议。

建立必要的编码原则

ERP软件的数据管理是通过编码实现的。编码可以标记唯一的数据，并贯穿未来的查询和应用。编码原则的建立是为了使后续工作有一个可以遵循的原则，也是确定数据库可以识别数据库的唯一标记方法。

此外，编码原则的制定属于企业级标准的制定，特别是对于数量较大的基础数据(如物料主文件的编码)，方案必须由多个部门共同确定。

三是建立公共信息

建立的公共信息包括基本信息，如公司、子公司、工厂、仓库、部门、员工信息、货币代码等。这些数据会被引用到其他基础数据中，数据量不大，可以用更少的时间和人力来完成。如果发现其他数据在整理时缺乏公共信息，整体效率和进度会大大降低。

确定4BOM结构

如果企业应用生产系统、计划或产品研发模块，BOM是必要的基础数据。在这里，我们首先要明确从原材料到半成品、半成品到产品的水平关系。这一步的难点是半成品设置的问题。如果半成品设置水平少或者水平不设置，未来的统计分析就无法细化；如果半成品设置多，数据量会大大增加。

如遇以下情况，应设置半成品编码管理:设置半成品库存账户，或采用安全库存管理、销售半成品或售后服务。此外，半成品不需要编码，也不需要输入软件系统。每层BOM都会相应增加BOM数据量，同时增加物料信息的数据量。

收集第一手资料，从不同部门集中原有的离散数据。

在这些离散数据中，只有一个基本的材料信息，字段包括生产、采购、销售、库存和财务信息。在这一步中，应该使用统一格式的表格在各个部门之间交叉流动，这样各个部门就可以在表格中填写与自己相关的数据，完成后传递给下一个部门，以此类推，直到完成这一步。工作中要注意传输安排，传输路径要提前确定。

为了保证工期，不同的部门可以同时开始，然后交叉传输，或者在一个部门完成一小部分后传输给下一个部门。同时统一每张表格的编号(唯一)，并在部门之间交接时做好记录，既可以控制进度，又可以避免数据丢失。

6数据检查

(1)完整性检查:完整性是指记录的数量是否完整。你可以要求有经验的企业复查或计算总数，并将其与历史数据进行比较。同时，检查字段的完整性。所有的ERP软件都有必须输入的字段。如果没有这些字段，系统就会不稳定，比如物料的提前和默认仓库。

(2)正确性检查:企业可以根据自己的需要制定检查原则。会计科目等一些错误是资产类型，但由于人为错误，它们被输入到负债类型中，例如，一些材料被购买，但它们被输入到自制零件中，这些错误必须在系统推出之前被发现和纠正。

(3)唯一性检查:数据的唯一性应从两个角度进行检查。许多常见的错误被编写成相同的代码。如果以后输入系统，成熟的ERP软件会提示代码已经存在，拒绝接受。同时，必须杜绝一个物体对应多个代码的现象。这个错误的ERP软件找不到，必须手动搜索，否则上线后会出现多个会计错误。

7将数据输入软件系统系统

基础数据原始档案应在输入前归档。对于保存在电子文档中的数据，应备份数据，并注明整理人员、完成时间和最终版本。如果是打印的纸质介质，应保存在专门的文件柜中作为重要的文档管理。

一般的输入方式有两种：手工输入和工具导入。这两种方法各有利弊。

(1)所有软件都提供输入界面，可以调动人员逐一输入数据，也可以利用软件的复制功能复制类似的数据，然后修改关键字段。这种方法相对安全。完善的ERP软件会在输入时自动检查错误。输入时可以系统提示并禁止输入大部分前期未发现的错误，从而保证数据的准确性。这一方法的缺点是工作量大，完成时间和记录条数是倍数。若数据量不大，建议采用这种方法，安全可靠，事后检查工作量也不大。(2)可采用直接导入数据库的方法，其优点是效率高，完成时间与数据表数量成倍。缺点是有很多隐含的错误，不容易检查。如果采用这种方法，应在之前的检查工作中设置严格的检查步骤，尤其是在正确性检查中，重要字段应逐一检查。这项工作可以通过各种软件技术帮助人工进行。另外一种方法结合了上述两种方法的优点。这种方法利用程序的输入界面输入，继承了界面输入的错误功能。同时，与数据导入相比，一天24小时可以工作，无需人工干预，速度也很高。8系统核检

输入工作完成后，必须再次进行检查，利用软件程序对数据进行测试，例如将数据库备份成新的数据库，在新的数据库中再次进行企业常用的流程，并通过检查结果的正确性来验证基础数据的正确性。

ERP基础数据准备这项工作的重点不在于数据本身，严格的计划和合理的组织是完成这项艰巨工作的最佳方式。